Face à des attentes grandissantes des salariés, comment améliorer l’engagement des nouveaux arrivants dès le premier jour dans l’entreprise ? Une piste explorée par de plus en plus de sociétés : l’onboarding. Un processus d’intégration des nouveaux employés destiné à faciliter leur adaptation et à renforcer leur engagement vis-à-vis de l'entreprise. À la clé : un plus grande stabilité des effectifs et une meilleure productivité. Découvrez comment mettre en place un processus d'onboarding en entreprise efficace. Qu’il s'agisse de l’accueil d’un stagiaire, d’un alternant ou d’un nouveau salarié.
L’onboarding : définition et enjeux
Qu’est-ce que l’onboarding ? Ce terme d’origine anglo-saxonne désigne le processus de bienvenue et d'intégration des nouveaux collaborateurs dans une entreprise. L’absence de ce type de programme comporte les risques suivants :
- accueil non homogène entre les différentes personnes arrivées sur une même période ;
- pas de cohérence, ni de maîtrise dans les messages passés ;
- mauvaise interprétation des codes perçus de l’entreprise ;
- manque de sentiment d’appartenance du nouvel arrivant ;
- etc.
S’il existe généralement des procédures d’accueil, celles-ci sont souvent limitées à la sécurité et à l’organisation matérielle. Un véritable processus d’onboarding influe positivement sur la motivation des équipes.
Les étapes clés du processus d’onboarding en entreprise
Le processus d'onboarding comprend plusieurs étapes importantes. Elles sont présentées ci-dessous.
1 - Préparation avant l'arrivée du nouveau collaborateur
Avant l'arrivée du nouveau salarié, il est impératif de s'assurer que tout est prêt pour un accueil dans de bonnes conditions. Cela inclut :
- la préparation de l’espace de travail du nouvel arrivant ;
- la mise en place des systèmes et des technologies indispensables à son activité professionnelle (ordinateur, smartphone, adresse e-mail, etc.) ;
- une information préalable de ses futurs collègues.
2 - Présentation de la culture d'entreprise
Au-delà des règles de sécurité et des processus de travail, partagez la culture d’entreprise avec vos nouveaux salariés. Ceux-ci doivent comprendre les valeurs et les objectifs de l'entreprise, ainsi que les normes de comportement et de performance attendues.
3 - Formation et programme de développement professionnel
Ces éléments favorisent une meilleure adaptation des nouveaux salariés à leur nouvel environnement de travail. Ils acquièrent ainsi les compétences nécessaires à la réussite de leur prise de fonction. Il peut s’agir de formation sur les produits ou services, de team building de cohésion, de formation aux outils de l’entreprise, etc. Le planning de formation d’accueil pourra inclure des séminaires, des programmes en ligne et du mentorat. Cela vaut bien sûr pour l'onboarding d'un salarié Gen Z, celui d'un alternant ou d'un nouveau manager..
4 - Intégration à l'équipe et à la communauté d'entreprise
Un des aspects managériaux de l’onboarding est la bonne intégration à l'équipe en place. Prévoyez une ou plusieurs activités de team building pour créer du lien entre les anciens et les nouveaux salariés.
5 - Suivi et évaluation du processus d'onboarding dans votre entreprise
Évaluez régulièrement votre processus d’onboarding. Programmez des entretiens réguliers avec les managers et les tuteurs. Suivez l’intégration des nouveaux embauchés en organisant des points réguliers durant leur période d’essai, et après leur embauche définitive. Sollicitez des commentaires et des suggestions de la part des salariés en place. Toute contribution est bonne à prendre pour améliorer leur processus d'onboarding.
Exemple de planning d’intégration d’un nouveau collaborateur
Voici un exemple des étapes d’un parcours d’onboarding pour vos nouveaux salariés :
- Présentation de l'entreprise : histoire, mission, valeurs, structure et stratégie. Remise d’un livret d’accueil.
- Présentation du département et des collègues : rencontre avec les membres de l'équipe et le manager, tour du bureau.
- Formation sur les produits, services et processus : démonstration pratique des outils et systèmes, explication des politiques et procédures. Transmission du livret de bienvenue dans l'entreprise.
- Évaluation des compétences et formation continue : état des lieux sur les connaissances et expertises actuelles, identification des domaines à améliorer et planification de la formation continue.
- Mise en place d'un système de mentorat : attribuer un parrain professionnel (ou « buddy » en anglais) pour aider le nouveau salarié à s'intégrer et à naviguer dans l'entreprise.
- Suivi régulier avec le responsable, pour évaluer l'avancement et aborder tout problème ou préoccupation.
- Célébration de la réussite : reconnaissance publique de l'intégration.
Les bénéfices d’une bonne intégration du côté des nouveaux collaborateurs.
L'onboarding aide les nouveaux collaborateurs à s'adapter rapidement à leur nouvel environnement de travail, et à développer les compétences nécessaires pour réussir dans leur nouvelle fonction. Qu’il s’agisse d’un manager, d’un technicien ou d’un employé, la nouvelle recrue se sentira mieux considérée et s'intégrera plus vite au groupe. Un atout pour eux, comme pour la communication interne et les relations professionnelles au quotidien.
Les atouts d’un processus d’onboarding structuré pour l’entreprise
Les entreprises mettant en place un processus d’intégration structuré en tireront potentiellement les avantages suivants :
- une réduction des coûts de recrutement et de formation, grâce à la diminution du turn-over ;
- une amélioration de la satisfaction du personnel ;
- un absentéisme en diminution ;
- une augmentation de la productivité ;
- une amélioration de la qualité du travail ;
- une meilleur image d’entreprise ;
- une fluidité accrue dans la communication.
- etc.
Les salariés bien accueillis et bien intégrés sont également plus enclins à s'engager avec l'entreprise à long terme. Ils contribuent positivement à la culture d'entreprise.
Processus d’onboarding : bien accueillir également alternants et stagiaires
L'accueil des stagiaires en entreprise est tout aussi important que l'onboarding des salariés en CDI. Les alternant sont souvent des étudiants ou des jeunes professionnels en début de carrière. Ces recrues cherchent donc à acquérir de l'expérience et à développer leurs compétences. Offrez leur une bonne image de votre entreprise en leur offrant une expérience de stage enrichissante.
- Un accueil bien préparé créera une première impression positive sur le stagiaire. Un point important pour booster sa motivation. Invitez-le à partager son enthousiasme et sa satisfaction sur ses réseaux sociaux. Une bonne occasion de renforcer votre marque employeur.
- Assurez-vous également de leur attribuer un tuteur de stage compétent et relativement disponible. Ce dernier doit pouvoir les guider et répondre à leurs questions.
- Enfin, ne négligez pas l'importance de la reconnaissance pour les stagiaires. Montrez-leur votre satisfaction quant à leur contribution professionnelle en organisant des événements de cohésion. Intégrez-les à vos journées d’entreprise ou programmez une animation jeu de cohésion spéciale « stagiaires et alternants », si la taille de votre structure le permet.
Les bénéfices attendus ? La satisfaction de traiter avec respect et considération toute personne participant à la vie de l’entreprise, bien sûr ! Mais également, un encouragement à poursuivre leur carrière dans votre société, le cas échéant. A minima : une communication positive à propos de votre entreprise ou des recommandations professionnelles dans sa future carrière.
Le contexte du marché de l’emploi actuel nécessite de déployer des efforts pour attirer et conserver les talents. L’offre et la demande se sont inversées. Aux entreprises d’en tirer les conclusions, et de mettre en place un processus d’intégration solide et authentique. L’onboarding est l’un des éléments cruciaux du processus de recrutement. La réussite de cette intégration est donc l’une des clés pour le futur engagement du collaborateur.